Att vara i besittning av information som inte används kan jämställas med att inte ha informationen. Insikt handlar om möjligheten att ta tillvara på informationen för att fatta bättre beslut. Begreppsmässigt är det skillnad mellan en kunddatabas och ett kunddata-warehouse. En effektiv kunddatabas står och faller med hur effektiv sökmotorn är för de som ska använda informationen. Det handlar om vilka verktyg man besitter för att omvandla information till kunskap. Inte sällan har olika funktioner i ett företag olika system med kundinformation som inte är integrerade. Genom att skapa ett enhetligt system och en övergripande kundstrategi kan t.ex. säljare och kundtjänstarbetare arbeta mer proaktivt genom att ingripa i situationer som normalt faller på en annan enhet i företaget.

Databasen laddas med de kvantitativa målsättningar som sats gällande kundutvecklingsarbetet, såsom kundflöden, CLV, kundmigrationer, kundandel (share of wallet) och tillväxtpotential. Dessa värden rapporteras kontinuerligt under CRM-arbetet, och på avslutade kampanjer, för att på så sätt ge kunskap om vilken verkningsgrad olika marknadsföringsupplägg har i praktiken.

Segmentering kan göras på en rad olika sätt, socioekonomisk, psykografiskt och demografiskt. Gemensamt är att detta baseras på en rad förklarningsvariabler som i sin tur bygger på analyser om kunders liv och preferenser. Selektering å andra sidan bygger på att kunder grupperas baserat på beteendevariabler. Dessa bygger enkom på kundernas tidigare beteende. Den vanligaste selekteringsmetoden kallas RFM vilket står för Recency, Frequency och Monetary. Kort kan man säga att man ger dessa variabler olika värden utifrån en skala, produkten av dessa värden ger ett kundvärde vilket man använder för att klasificera kunden i ett bestämt intervall. Monetary är egentligen inte en beteendevariabel men tas ibland med eftersom den indikerar om kunden har en annan inköpscykel.

Det finns färdiga CRM-system på marknaden som är helt eller delvis integrerade med de vanligaste affärssystem företag idag använder sig utav. Vissa av dessa köper man in som en helhetslösning, medan andra är anpassningsbara till de behov man har. Gemensamt för dessa är att det ofta innebär en större investering varför det noga bör utredas i förväg vilka behov man har. Om man i förväg vet vilka behov man har finns programvara som kan skrädarsys och anpassas för att tillgodose det informationsbehov som finns inom företaget.

-    Att köpa in teknik är bland det sista man gör i kundutvecklingsarbetet, inte det första!
-    Säkerställ att data från avslutade kampanjer återförs i systemet
-    Att ta fram nyckeltal från olika marknadsföringsstrategier bygger på att ständigt utvärdera olika aktiviteter och jämföra verkningsgraden.
Att sitta på en kunddatabas är inte detsamma som att ha kunskap om sina kunder. Kunskap handlar snarare nästan alltid om vilka sökmöjligheter man har för att få fram rätt data. Hur man filtrerar fram information som är relevant bygger på att det finns rutiner som uppdaterar kunddatabasen samt att indata läggs in på ett korrekt sätt.