En kunddatabas kan vara beskaffad på en rad olika sätt och för att den ska bli effektiv och verka för att förverkliga uppsatta mål, bör den uppfylla vissa krav. Det finns ofta många förbättringar som kan göras utan att man för den skull behöver investera höga belopp i ett helt nytt beslutsstödssystem.
Ett bra exempel kommer från en kursverksamhet i södra Sverige som slängde alla kunduppgifter efter varje budgetår. Marknadsföringen skedde till största del genom en katalog som gick ut årligen. Det visade sig efter en analys att 80 % av kunderna även hade varit kunder föregående år varför man kunde minska utskicken från 20 000 st/år till 1800 st, och ändå bibehålla samma intäkter.

Det finns idag en rad aktörer som erbjuder olika CRM-lösningar och innan man invetserar bör man inventera vilka behov man har. Först och främst bör man fastställa vilken information som finns om kunderna i dagsläget, och vilka rutiner som finns för att uppdatera dessa. Att utveckla dessa rutiner kan förenkla implementeringen av ett nytt system avsevärt.

Att programmera in kundprocesser i kunddatabasen är motorn för en effektiv kundbearbetning.

Processer som tas fram inom ett CRM-arbete måste naturligtvis också utvecklas för att samla in data till kunddatabasen. Dessa ska överföra data till den centrala databasen från eventuella andra bolag, de olika avdelningarna i bolagen som exempelvis marknads- och säljenheterna samt till och från tredje part (samarbetspartners). I implementeringsstrategin måste det fastställas vilken data vi vill ha om kunder, transaktioner och interaktioner. Detta för att kunna genomdriva de lojalitetsskapande processerna på önskat sätt. Vi måste också fastställa hur vi bäst skall samla in de önskade uppgifterna. Vissa insamlingssätt kommer att ske via egna system, såsom köptransaktioner och kundorienterade interaktioner. Utöver detta går det att samla ytterligare information som hushållen/företagen såsom attityder, värderingar och framtidsplaner på en rad olika sätt.
Viss personlig information kan man få in från säljare eller via den egna telemarketingverksamheten, alternativt via enkäter. Information som berör attityder och kundnöjdhet för att fastställa ex annulleringsindex, kommer troligtvis bara att samlas in via enkäter. Hur man bäst samlar in önskad information fastställs enklast genom att prova sig fram.

- Skapa responshistorik som lagras i systemet och som skiljer på hård respektive mjuk respons

- Flytta en del av ansvaret på insamling av indata till Back Office istället för på säljarna

-Skapa en lärande databas genom att återföra resultat efter olika kampanjer som sedan utvärderas.

-Att samla på sig kunddata är inte detsamma som att sitta på en kunddatabas. Att ha en kunddatabas handlar även om att integrera de system i företaget som på olika sätt tangerar kunderna. Vidare ska samtliga enheter kunna ta del av databasens innehåll, från kundtjänstmedarbetare till ledning. Det som lagras ska vara adressuppgifter såväl som uppgifter om kundens historik och interaktioner.